¿Estamos obligados a designar un DPD?
Sí, si es un organismo público, sea cual sea su tamaño. También si su actividad principal implica una observación habitual y sistemática de personas a gran escala, o el tratamiento a gran escala de datos sensibles, como los de salud. En España, la LOPDGDD añade una lista de entidades obligadas, como los centros sanitarios o los centros docentes. En los demás casos, la designación sigue siendo posible y a menudo útil. Lo analizamos con usted desde el primer contacto.
Somos una organización pequeña: ¿de verdad se nos aplica el RGPD?
Sí, desde el momento en que trata datos personales. Aun así, las obligaciones son proporcionales a su tamaño y a los riesgos: construimos con usted un plan realista, a la medida de sus medios.
¿El diagnóstico nos va a dejar en evidencia?
No. Sirve para ayudarle, no para juzgarle. El informe es confidencial, le pertenece y está redactado para que lo entienda cualquier persona, sin formación jurídica.
Somos encargados del tratamiento: ¿se nos aplica el RGPD?
Sí. Editor de software, proveedor de alojamiento, servicios informáticos, gestoría de nóminas, agencia de marketing: en cuanto trata datos por cuenta de un cliente, usted es encargado del tratamiento y el RGPD le impone obligaciones propias. Debe actuar únicamente siguiendo las instrucciones documentadas de su cliente, garantizar la confidencialidad y la seguridad de los datos, llevar un registro de los tratamientos realizados por cuenta de sus clientes, notificarle cualquier brecha de datos sin dilación indebida, ayudarle a atender las solicitudes de los interesados, recurrir a otro encargado solo con su autorización, y suprimir o devolver los datos al final del contrato. La autoridad de control puede sancionar directamente a un encargado. Además, sus clientes están obligados a elegir proveedores que ofrezcan garantías suficientes: poder demostrar su cumplimiento es también un argumento comercial.
¿Los datos seudonimizados son anónimos?
No, y la confusión es frecuente. Seudonimizar consiste en sustituir lo que identifica directamente a una persona, como su nombre, por un código: con información adicional, todavía se puede identificar a la persona. Los datos siguen siendo personales y el RGPD se aplica. Anonimizar, en cambio, hace imposible cualquier reidentificación, de forma irreversible y por cualquier medio razonable: solo esos datos quedan fuera del RGPD. Eliminar el nombre y los apellidos de un archivo casi nunca basta para anonimizarlo.
Nuestro software en la nube es estadounidense: ¿es un problema?
No necesariamente. Hace falta un contrato conforme al RGPD con el proveedor y, cuando los datos son accesibles fuera de la Unión Europea, una base jurídica para esa transferencia. Realizamos este análisis con usted, herramienta por herramienta.
Nuestros equipos usan ChatGPT: ¿hay que prohibirlo?
No necesariamente, pero hace falta un marco: qué herramientas están autorizadas, qué datos no deben introducirse nunca, qué configuración activar. Una prohibición sin alternativa suele empujar a usos ocultos, más arriesgados.
¿El DPD es responsable en caso de incumplimiento?
No. Su organización, como responsable del tratamiento, sigue siendo la responsable. El DPD asesora, alerta y supervisa, pero no decide en su lugar.