Sommes-nous obligés de désigner un DPO ?
Oui si vous êtes un organisme public, quelle que soit votre taille. Oui également si votre activité principale implique un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle, ou le traitement à grande échelle de données sensibles, comme les données de santé. Dans les autres cas, la désignation reste possible et souvent utile. Nous faisons le point avec vous dès le premier échange.
Notre structure est petite : le RGPD s'applique-t-il vraiment ?
Oui, dès lors que vous traitez des données personnelles. Les obligations restent toutefois proportionnées à votre taille et aux risques : nous construisons avec vous une démarche réaliste, à la mesure de vos moyens.
L'état des lieux va-t-il nous mettre en défaut ?
Non. Il sert à vous aider, pas à vous juger. Le rapport est confidentiel, il vous appartient et il est rédigé pour être compris par des non-juristes.
Nous sommes sous-traitants : le RGPD s'applique-t-il à nous ?
Oui. Éditeur de logiciel, hébergeur, infogérant, cabinet de paie, agence marketing : dès que vous traitez des données pour le compte d'un client, vous êtes sous-traitant et le RGPD vous impose des obligations propres. Vous devez agir uniquement sur les instructions documentées de votre client, garantir la confidentialité et la sécurité des données, tenir un registre des traitements effectués pour le compte de vos clients, lui notifier toute violation de données dans les meilleurs délais, l'aider à répondre aux demandes des personnes, n'avoir recours à un autre sous-traitant qu'avec son autorisation, et supprimer ou restituer les données en fin de contrat. La CNIL peut sanctionner directement un sous-traitant. Vos clients sont d'ailleurs tenus de choisir des prestataires présentant des garanties suffisantes : être en mesure de démontrer votre conformité est aussi un argument commercial.
Des données pseudonymisées sont-elles anonymes ?
Non, et la confusion est fréquente. Pseudonymiser consiste à remplacer ce qui identifie directement une personne, comme son nom, par un code : avec une information complémentaire, on peut encore retrouver la personne. Les données restent donc personnelles et le RGPD s'applique. Anonymiser rend au contraire toute réidentification impossible, de manière irréversible et par tout moyen raisonnable : seules ces données échappent au RGPD. Retirer le nom et le prénom d'un fichier ne suffit presque jamais à l'anonymiser.
Nos logiciels en ligne sont américains : est-ce un problème ?
Pas nécessairement. Il faut un contrat conforme au RGPD avec l'éditeur et, lorsque des données sont accessibles hors de l'Union européenne, un cadre juridique pour ce transfert. Nous menons cette analyse avec vous, outil par outil.
Nos équipes utilisent ChatGPT : faut-il l'interdire ?
Pas forcément, mais il faut un cadre : quels outils sont autorisés, quelles données ne doivent jamais y être saisies, quels paramétrages activer. Une interdiction sans alternative pousse souvent à des usages cachés, plus risqués.
Le DPO est-il responsable en cas de manquement ?
Non. Votre structure, en qualité de responsable du traitement, reste responsable. Le DPO conseille, alerte et contrôle, mais ne décide pas à votre place.